Явуулах албан бичгийг бүртгэх журам

3.4.1. Явуулах бичгийг гарын үсэг зурсан буюу батлагдсан өдөрт нь бичиг хэрэгт төвлөрүүлж бүртгэнэ. Явуулах бичгийн агуулга, хэл найруулга, стандартын бүрдлийг боловсруулсан ажилтан хариуцна.

3.4.2. Явуулах бичгийг энэхүү зааврын 14 дүгээр хавсралтад заасан маягтын дагуу явуулсан баримт бичгийн бүртгэлд бүртгэнэ. Явуулж байгаа баримт бичигт хариу ирүүлэхээр заасан бол “хариутай эсэх” гэсэн 8-р баганад оны эхнээс дугаар өгч, тэмдэглэнэ.

_____________________________

*-Хэрэв баримт бичгийн бүртгэлийг гараар хөтөлж байгаа бол баримт бичгийн тухай мэдээлл...

Баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээг тооцох

3.8.1. Тодорхой хугацаанд гаднаас ирсэн, гадагш явуулсан ба дотооддоо боловсруулсан баримт бичгийн нийт хэмжээг бүртгэлийн журнал, бүртгэл-хяналтын карт, өгөгдлийн санд байгаа мэдээллийг үндэслэн гаргана.

3.8.2. Баримт бичгийн эргэлтийн нийт тоо хэмжээ, өөрчлөлт, хөдөлгөө...

цахим шуудангаар баримт бичиг явуулах, хүлээн авах

1.    Цахим мэдээ, захидлыг боловсруулахдаа дараах журмыг мөрдөнө.

-       электрон шуудангийн хаягийг байнга шалгах,

-       он, сар, өдрийг нягтлах,

-       caps lock товчлуурыг ашиглахгүй байх,

-       том үсгээр бичихгүй байх,

-       ѐсорхуу мэндчилгээ, үг хэллэг хэрэглэхгүй байх,

-       утга санаа, үг өгүүлбэр товч, тодорхой байх,

-       илгээсэн захидал, мэдээний хуулбар компьютерийн санамжинд хадгалагдсан байх.

2. Цахим баримтыг дамжуулах, хүлээн авах ажиллагаа дараах журмаар явагдана.Үүнд:

- Тусгай зөөгч дээрх баримтыг ө...

1.Байгууллагын удирдлага болон холбогдох хэлтэс, нэгжийн удирдлагын цохолттой баримт бичгийг бичиг хэрэгт бүртгэн, хариуцан шийдвэрлэх ажилтан /цаашид гүйцэтгэгч ажилтан гэх/-д шилжүүлнэ. Яаралтай шийдвэрлэх баримт бичгийг бүртгэсэн даруйд нь холбогдох ажилтанд шилжүүлнэ.

2.Байгууллагын удирдлагын цохолттой бичгийг холбогдох ажилтанд шийдвэрлүүлэхээр шилжүүлэхдээ нэгжийн удирдлагад заавал урьдчилан мэдэгдсэн байна.

3.Байгууллагын удирдлагаас бодлогын баримт бичиг, төсөл, хөтөлбөр боловсруулахаар ажлын хэсэг байгуулсан бол ажлын хэсгийн ахлагч нь асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд гишүүдээ цуглуул...

Гадаадад албан бичиг, захидал явуулах

Гадаадад явуулах албан бичиг нь дараах бүрдлүүдтэй байна.

1. Харилцагчийн хаяг /The heading/

Гадаадад явуулах албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр харилцагчийн хаяг заавал бичигдэх бөгөөд энэ нь байгууллагын нэр, шуудангийн болон и-мэйл хаяг, утас факсын дугаараас бүрдэнэ.

2. Бүртгэлийн дугаар /Reference/

Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарыг хуудасны зүүн дээд буланд буюу харилцагчийн хаягийн /Headind/ дор, эсвэл захидлын төгсгөлд хавсралтын /Enclosure/ өмнө бичнэ. Мөн бүртгэлийн дугаарыг бичихдээ хариуцан явуулж буй хэлтэс, нэгжийн индексийг зааж болн...