Гадаадад албан бичиг, захидал явуулах

Гадаадад явуулах албан бичиг нь дараах бүрдлүүдтэй байна.

1. Харилцагчийн хаяг /The heading/

Гадаадад явуулах албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр харилцагчийн хаяг заавал бичигдэх бөгөөд энэ нь байгууллагын нэр, шуудангийн болон и-мэйл хаяг, утас факсын дугаараас бүрдэнэ.

2. Бүртгэлийн дугаар /Reference/

Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарыг хуудасны зүүн дээд буланд буюу харилцагчийн хаягийн /Headind/ дор, эсвэл захидлын төгсгөлд хавсралтын /Enclosure/ өмнө бичнэ. Мөн бүртгэлийн дугаарыг бичихдээ хариуцан явуулж буй хэлтэс, нэгжийн индексийг зааж болно.

3. Огноо

Гадаадад явуулах албан бичиг, захидлын огноог тоон буюу үсэг-тооны холимог хэлбэрээр бичнэ. Огноог гол төлөв өдөр, сар, оны дарааллаар, бүрэн бичих шаардлагатай. Таслал тавихгүй. Жишээ нь: 12 July 2006. Огноог мөн сар өдөр, он гэсэн дарааллаар бичиж болох бөгөөд энэ тохиолдолд оны өмнө таслал тавина. Жишээ нь: July 12, 2006

4. Хүлээн авагчийн хаяг /Inside address/.

Хүлээн авагчийн хаяг баримт бичгийн дугаарын дор, цаасны талбайн зүүн дээд буланд бичигдэх бөгөөд хүлээн авагчийн нэр, албан тушаал, шуудангийн хаягаас бүрдэнэ. Хүлээн авагчийн нэр ба хаягийг өөр өөр мөрөнд бичиж болох ба дугтуйн дээрхтэй адил байна. Хэрэв хүлээн авагчийн овог, нэрийг дугтуйн дээр “James Leighton” гэж бичсэн бол доторхи хаяганд “Mr James Leighton” гэж бичнэ.

5. Хэрэв захидлыг нууцлах шаардлагатай бол энэ тухай тэмдэглэгээг хүлээн авагчийн хаягны өмнө нууцын тэмдэглэгээг том үсгээр, эсвэл том үсгээр эхлэн дараах байдлаар бичнэ. /CONFIDENTIAL/

6. Мэндчилгээний хэсэг /The salution/.

Гадаадад явуулж буй албан захидлын эхэнд хүлээн авагчид хандсан мэндчилгээ байна. Хэрэв хүлээн авагчийн нэр дээр захидлаа илгээж байгаа бол мэндчилгээний хэсэгт түүний нэрийг дурьдана.

Захидлыг байгууллагын нэр дээр явуулж байгаа бол мэндчилгээ нь илүү албан ѐсны хэллэгтэй байна. Жишээ нь: Dear Sirs

7. Бичвэр /The body/.

Гадаад хэл дээрх захидлын бичвэр нь дараах хэсгүүдтэй байна. Үүнд: оршил хэсэг /an opening/, агуулга /a main message/ болон төгсгөл хэсэг /a closing/. Олон улсын жишгээр албан захидлыг бичихдээ мөр хоорондын зайг 1-ээр авах ба шинэ догол мөрийг эхлэхдээ мөр хоорондын зайг 2-оор авч, зүүн захаас бичнэ.

8. Захидлын төгсгөл /The compimentary closing statement/.

Албан захидлыг харилцагчид хандсан хүндэтгэлийн утгатай үгээр өндөрлөнө. “Yours faithfully” /Гүнээ хүндэтгэсэн/ гэснийг албан захидалд, “Yours sincerely” буюу /Чин зүрхнээсээ Таных/ гэснийг хувийн чанартай захидал, харилцаанд хэрэглэнэ.

9. Гарын үсэг /Signature block/.

Захидлын төгсгөлд 4.0-5.0 сул мөр хоорондын зайд захидал явуулж буй хүний гарын үсгийн тайлалыг том үсгээр, эсвэл эхний үсгийг томоор бичнэ. Захидал явуулж буй хүний албан тушаалыг түүний нэрийн дор, гарын үсэг зурах зайтайгаар бичнэ. Хэрэв захидал илгээгч нь эмэгтэй хүн байвал нэрнийх нь дараа хаалтанд /Mrs/ гэж бичнэ. Жишээ нь:

Yours faithfully                                                           Yours sincerely

GEORGE FREEMAN                                                 SOPHIE BOLAN (Mrs)

Chairman                                                                   General Manager

Хэрэв захидлыг тодорхой албан тушаалтны нэрийн өмнөөс, түүний даалгаснаар бичиж байгаа бол энэ тухай захидал явуулагчийн нэрний өмнө /for/ эсвэл /рр/ гэж бичнэ. Жишээ нь:

Yours faithfully

Shirley Johnson

For GEORGE FREEMAN

Chairman

10. Хавсралт /Enclosure/.

Хавсралтыг заахдаа явуулж буй хүний албан тушаалын нэрийн дараа нэг мөрийн дараа захидлын доод хэсэгт “Enc” эсвэл “Encs” гэж бичнэ. Жишээ:

Yours sincerely

SHEILA ROBINSON (Mrs)

Marketing Manager

Enc

11. Хуулбар /Copy/.

Хуулбарыг гуравдагч тал /ямар нэг байгууллагын албан тушаалтанд/-д явуулах тохиолдолд хүлээн авагчийн болон албан тушаалын нэр, дараа нь хуулбарыг “сс” copy circulated /хуулбарыг явуулсан болно/ эсвэл хуулбар “copy“ гэж бичнэ. Хуулбарыг хүлээн авагч нь 2 ба түүнээс дээш бол тэдгээрийн нэрийг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар бичнэ.

Жишээ нь:

Copy                                 Mrs Susan Jones, Accountant

Mr                                     David Roberts, Company Secretary

Mr                                     Norman Taylor, General Manager

12. Гадаадад явуулах албан бичгийн бүрдлүүд, тэдгээрийн зай, хэмжээ, байрлалыг тодорхойлохдоо Block ба Full Block гэсэн хувилбарыг ашиглана.

Block хувилбарт огноо /Date line/, “захидлын төгсгөлийн мэндчилгээ” /Complimentary Close/, “гарын үсэг” /signature/ зэрэг бүрдлийг бичвэрийн баруун захад байрлуулж, хүлээн авагчийн хаяг, захидлын эхлэл буюу мэндчилгээ /Salutation/, бүртгэлийн дугаар зэргийг зүүн захад бичнэ.

Full Block хувилбарыг албан ѐсны захидал бичихэд ашиглах бөгөөд бичвэрийг догол мөргүйгээр бичихээс гадна захидлын бүх бүрдлүүдийг зүүн захаас тэгш зай авч бичнэ.