цахим шуудангаар баримт бичиг явуулах, хүлээн авах

1.    Цахим мэдээ, захидлыг боловсруулахдаа дараах журмыг мөрдөнө.

-       электрон шуудангийн хаягийг байнга шалгах,

-       он, сар, өдрийг нягтлах,

-       caps lock товчлуурыг ашиглахгүй байх,

-       том үсгээр бичихгүй байх,

-       ѐсорхуу мэндчилгээ, үг хэллэг хэрэглэхгүй байх,

-       утга санаа, үг өгүүлбэр товч, тодорхой байх,

-       илгээсэн захидал, мэдээний хуулбар компьютерийн санамжинд хадгалагдсан байх.

2. Цахим баримтыг дамжуулах, хүлээн авах ажиллагаа дараах журмаар явагдана.Үүнд:

- Тусгай зөөгч дээрх баримтыг өөр байгууллагад явуулахдаа албан бичгээр дагалдуулна.

- Гаднаас ирсэн цахим баримтыг хүлээн авч, бүртгэх, танилцуулах журам цаасан баримтынхтай ижил байна. Цахим шуудангаар хүлээн авсан баримтыг принтерээр хэвлэн, бичиг хэрэгт хүлээн авсан тухайг нотолж, бүртгэлийн тэмдэг дарна. Мөн цаасан дээрх хувь нь цахим эх баримттай адил хүчинтэй болохыг бичиг хэргийн ажилтан баталж, гарын үсэг, он, сар, өдөр тавина. Цахим хувийг үүний дараа устгаж болно.

- Баримтыг цахим шуудангаар илгээхдээ түүний нэр, огноо, ашигласан программын талаарх мета өгөгдлүүдийг багтаасан цахим хавсралт үйлдэнэ.

Факсаар баримт бичиг явуулах, хүлээн авах

1. Албан бичиг, захидлыг факсаар дамжуулах буюу хүлээн авахдаа дараах шаардлагыг баримтална. Үүнд:

А.  факсаар дамжуулж буй баримт бичиг /бичвэр, зураг, хүснэгт/ нь А-4 форматын цаасан дээр хар өнгөөр хэвлэсэн хуудастай байна.

Б. факсаар явуулж байгаа баримт бичгийн утга агуулга, хэл найруулга, мэдээллийн нууцлал, аюулгүй байдлыг боловсруулсан ажилтан болон холбогдох нэгжийн удирдлага хариуцна.

В. байгууллагын хаягаар ирсэн факсыг зөвхөн бүртгэлийн дэвтэрт бүртгэн, хүлээн авсан өдөрт нь холбогдох хэлтэс, нэгжийн  ажилтанд гарын үсэг зуруулж, шилжүүлнэ.

Г. гадаад руу факс явуулахдаа шаардлагатай тохиолдолд түүний монгол орчуулгыг бичиг хэрэгт үлдэх хувьд нь хавсаргаж болно.