Баримт бичгийн эргэлтийн зохион байгуулалтад тавигдах

нийтлэг шаардлага

1. Баримт бичгийг хүлээн авах, бүртгэх, хариу бичгийг боловсруулах, батлуулах, хаягаар нь явуулах зэрэг үйл ажиллагаа буюу баримт бичигтэй ажиллах ажлын тодорхой үе шат, дарааллыг баримт бичгийн эргэлтийн зохион байгуулах гэнэ.

2. Баримт бичгийн эргэлтийг оновчтой зохион байгуулах үндсэн зарчмууд нь:

-баримт бичгийг хүлээн авах, явуулах ажлыг зөв зохистой төвлөрүүлэх,

-баримт бичгийг аль болох цөөн дамжлагаар хянан шийдвэрлэх,

-нэг төрлийн баримт бичгийг дамжуулах, хянан шийдвэрлэхэд ижил маршрут тогтоох,

-баримт бичиг, түүнтэй холбогдсон бүх мэдээллээр өгөгдлийн нэгдсэн сан үүсгэх зэрэг болно.

3. Байгууллагын үйл ажиллагаанд өдөр тутам үүсч хөтлөгдөж буй баримт бичиг, мэдээллийн урсгалыг гаднаас ирсэн, дотооддоо үүссэн баримт бичгүүд гэж ангилах бөгөөд боловсруулалтын хувьд тус бүрдээ онцлогтой байна.

Байгууллага нь баримт бичигтэй ажиллах ажлыг 4, 5, 6-р хавсралтад заасны дагуу зохион байгуулна.

4. Байгууллагад ирсэн аливаа баримт бичиг, өргөдөл, гомдлыг бүртгэх, түүнд тавих хяналт нь зохих программ хангамжийн дагуу компьютерийн санамжид орсон байна.

Байгууллага нь албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаандаа “Мэдээлэл ба баримтжуулалт. Албан хэрэг хөтлөлтийн менежмент” MNS 15489-2007 стандартад заасан аргачлалын дагуу судалгаа, дүн шинжилгээ хийж, бодлогын даалгавар боловсруулж, батлуулсны үндсэн дээр албан хэрэг хөтлөлтийн программыг турших, нэвтрүүлэх ажлыг зохион байгуулна.

5. Албан хэрэг хөтлөлтийн бүртгэл, хайлтын программ нь дараах үндсэн шаардлагыг хангасан байвал зохино.

-  сүлжээний горимд клиент-сервер зарчмаар ажилладаг байх,

- мэдээллийн сүүлийн үеийн дэвшилтэт технологи ашигласан, цаг хугацааны болон зардлын хувьд хэмнэлттэй, орчин үеийн офисын ажлын зарчим, шаардлагыг бүрэн хангасан байх,

- баримт бичгийг бүртгэл- мэдээллийн санд оруулах, өгөгдлүүдийг боловсруулах, бүх өгөгдлөөр хайлт хийх зэрэг олон талын үйлдлүүдтэй байх,

- баримт бичгийн шийдвэрлэлтэнд тавих хяналтыг сайжруулсан, холбогдох мэдээ тайланг үнэн зөв, түргэн шуурхай гаргадаг, албан бичгийн хариу өгөх хугацаа хэтэрч байгаа бол дохиолол өгч мэдэгдэх, хугацаа хэтэрсэн бичгийг дэлгэрүүлж харах зэрэг боломжийг олгосон байх,

- мэдээллийн нууцлал, аюулгүй байдлыг хангасан, бүх мэдээлэл серверт хадгалагдаж архивлагддаг байх,

- баримт бичгийн эргэлтийн зохион байгуулалтын үндсэн шат дамжлагыг автоматжуулсан, ажил хэргийн явцыг удирдлага шат шатандаа хянах, удирдах, өгөгдлийн санд алсын зайнаас нэвтэрч мэдээлэл авах, сүлжээний орчинд мэдээллийг шуурхай дамжуулах, баримт бичгийн төсөл дээр багаар ажиллах боломжтой  байх,

- архив, албан хэрэг хөтлөлтийн заавар, журам, стандартад нийцсэн, хэрэглэхэд энгийн хялбар, ашиглалтын хувьд найдвартай, өргөтгөл хийх боломжтой байх.